Instandhaltungsarbeiten mit Einschaltung eines Architekten

die Darstellung betrifft ein Haus in Ba.Wü., Bj. 1970, 5 Etagen, 10 Wohnungen.
ETV 2014 Beschluss: Architekt, bei der ETV anwesend, soll ein LV für Maler und Trockenbauarbeiten erstellen und Angebote für diese Arbeiten einholen, Auftragsvolumen ca. 120.000 €.
ETV 2015 Architekt stellt seine Ausarbeitung vor, das ausgefüllte LV (mit Fehlern), des von ihm ausgewählten Anbieters liegt vor. Die Angebote anderer Anbieter hat weder der Verwalter noch der Beirat gesehen und konnten sie demzufolge auch nicht prüfen. Leider wurde beschlossen, den Auftrag zu vergeben.

Fragen zu diesem Sachverhalt:
Hätte zwingend ein schriftlicher Architektenvertrag abgeschlossen werden müssen? Der Verwalter meint nein, Beschluss der WEG liegt vor, das reicht.
Hätte der Architekt die Angebote aller Firmen dem Verwalter aushändigen müssen oder hätte der Verwalter diese Unterlagen einfordern müssen um sie zu prüfen und an den Beirat weiter zu leiten?
Gibt es eine Möglichkeit, das Projekt noch zu stoppen? Der Beirat denkt an außerordentliche Versammlung zur Rücknahme des Beschlusses.

Ich habe leider im Internet nichts sachdienliches gefunden. Deshalb hoffe ich, hier Antworten oder Hinweise auf Gesetzestexte etc. zu meinen Fragen zu bekommen.
Danke!