Höhe Nebenkosten Architektenvertrag

Das Verhältnis zu Deinem Architekten scheint ein sehr Vertrauensvolles zu sein.
Ich kenne zwischen 2,5 und 6% als Nebenkostenpauschale alles.

 

Nebenkosten können tatsächlich sehr unterschiedlich sein. Nach §14 Abs. 2 HOAI können sie beispielsweise umfassen:

„1. Versandkosten, Kosten für Datenübertragungen,
2. Kosten für Vervielfältigungen von Zeichnungen und schriftlichen Unterlagen sowie für die Anfertigung von Filmen und Fotos,
3. Kosten für ein Baustellenbüro einschließlich der Einrichtung, Beleuchtung und Beheizung,
4. Fahrtkosten für Reisen, die über einen Umkreis von 15 Kilometern um den Geschäftssitz des Auftragnehmers hinausgehen, in Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalsätze, sofern nicht höhere Aufwendungen nachgewiesen werden,
5. Trennungsentschädigungen und Kosten für Familienheimfahrten in Höhe der steuerlich zulässigen Pauschalsätze, sofern nicht höhere Aufwendungen an Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen des Auftragnehmers auf Grund von tariflichen Vereinbarungen bezahlt werden,
6. Entschädigungen für den sonstigen Aufwand bei längeren Reisen nach Nummer 4, sofern die Entschädigungen vor der Geschäftsreise in Textform vereinbart worden sind,
7. Entgelte für nicht dem Auftragnehmer obliegende Leistungen, die von ihm im Einvernehmen mit dem Auftraggeber Dritten übertragen worden sind.“

Wichtig zu wissen ist auch Abs. 3: „Nebenkosten können pauschal oder nach Einzelnachweis abgerechnet werden. Sie sind nach Einzelnachweis abzurechnen, sofern keine pauschale Abrechnung in Textform vereinbart worden ist.“

Es darf also kein Planer ohne entsprechende Vereinbarung einen Prozentsatz des Honorars oder einen Pauschalbetrag für Nebenkosten abrechnen, ohne dass das so vereinbart ist. Die Vorschrift gibt vor, dass die Nebenkosten ohne gesonderte Vereinbarung auf Einzelnachweis abzurechnen ist. Bei Vervielfältigungskosten und anderen externen Kosten kann man die Rechnungen entsprechender Fachunternehmen vorlegen, bei PKW-Kosten wird es schon schwieriger: einen höheren Kilometersatz als es das Finanzamt zulässt muss der Planer erst mal als üblich nachweisen.

Wenn man Nebenkosten pauschal (bzw. in Prozenten des Honorars) abrechnet, sollte man den alten Grundsatz beherzigen „Erst sprechen wir über Leistung, dann über Honorar“. Es sollte also vereinbart werden, was alles mit der Nebenkostenvergütung bezahlt wird. Neben der heute oft üblichen (aber auch zwingend zu vereinbarenden) Lieferung von Plänen, Berichten, Berechnungen, Protokollen usw. als PDF-Dokument wären das beispielsweise Dateien in definierten Formaten, so dass andere damit weiterarbeiten können (z.B. DWG oder DXF für CAD-Dateien, MS-Word und Excel für Berichte und diverse Berechnungen, GAEB-Dateien für Angebote und Abrechnungen von Unternehmen usw.) und die Anzahl von Papierausfertigungen der Pläne und sonstigen Unterlagen (x-fach im beschrifteten Ordner und alle Arbeitsplots zur Abstimmung) sowie die Definition, welche Aufwendungen zu Abstimmungsgesprächen und Baustellenbesuchen mit der pauschalen Abrechnung abgegolten sind und welche nicht (die dann bei Bedarf noch zusätzlich abgerechnet werden).

Je nach Art des Projektes und der durchzuführenden Genehmigungsverfahren sowie Entfernung Büro Planer/Objektüberwacher zum Auftraggeber und zur Baustelle können das auch mal zweistellige Prozentsätze werden (ist aber selten), die meisten Zahlen bewegen sich jedoch zwischen 2 und 6 %, wenn nicht auf eine Nebenkostenerstattung ganz verzichtet wird.

Bei der Vereinbarung einer pauschalen Nebenkostenvergütung sollte man beachten, dass die Pauschalierung eine Abrechnungsvereinfachung darstellt (d.h. der Höhe nach angemessen die zu erwartende Nebenkostenerstattung des Planers abdeckt) und nicht als zusätzliche Gewinnmarge gedacht ist.